便签再思考:最好的工作便签,上下文优先

便签再思考:最好的工作便签,上下文优先

零·前言:上下文优先

决策的自由:Context, not Control

当下,全球爆火的现象级影视剧《鱿鱼游戏》由 Netflix(网飞)推出,在包括美国在内的 90 多个国家观看量排名第一。

这不禁让我对 Netflix 这家流媒体巨头公司有了更强的好奇心,为何 Netflix 能够持续推出像《纸牌屋》《黑镜》《鱿鱼游戏》这样的影视剧爆款?

在 Netflix CEO 哈斯廷斯出版的新书《不拘一格》(No Rules Rules)中,他提到管理的本质,就是激发和释放每一个人的善意,最终通过他人来达成结果。

其实,「自由与责任」文化贯穿了 Netflix 内部管理的始终。哈斯廷斯相信,有责任感的人因为自由而成长,也配得上这份自由:人才重于流程,创新高于效率,自由多于管控。

而来自 Netflix 的 「Context, not Control」(情景管理,而不是控制管理)理念,也直接影响了字节跳动的企业文化。

我们坚持的「context, not control」的理念,受到 Netflix 的直接影响。当然也很大程度上跟哈耶克关于 理性的自负 的论述有关,我认识到信息透明、分布式决策和创新的重要性。 —— 张一鸣《字节跳动 8 周年:往事可以回首,当下更需专注,未来值得期待》

张一鸣在《做CEO要避免理性的自负》演讲中将 CEO大脑 比喻成计算机,计算机有两种处理任务的方式:一种是超级计算机,用一台计算机处理很密集的任务;一种是分布式的运算,让很多机器共同来处理任务,把任务分解,把任务所需要的资源分解。

  • CEO决策好比超级计算机,单台机器处理很密集的任务,提出战略规划后自上而下逐级执行和汇报,充满审批和各种流程;
  • 群体决策好比分布式计算,由很多台机器来共同处理,将任务和资源分解细化,更多集体智慧自下而上涌现,过程中需要更多人基于上下文或者说场景(Context)来做出判断。由此最大程度地避免决策者「理性的自负」和决策延时。

具体来讲,Context 是指决策所需要的场景/情境信息的集合,包括背景是什么,市场环境如何,整个行业格局如何,优先级是什么,需要做到什么程度,以及业务数据和财务数据等等。

「不写,就无法思考」,也就无法制定决策

对于个人而言,管理是什么?来自 Herbert A. Simon 的一个定义:管理就是制定决策。

什么叫决策?决策其实是一系列的决定,决定是一个向目标不断迈进的过程。(via《决策思维》)

  • 第一是确立目标。也就是问自己 Why 为了什么而努力,否则你根本就不知道你要干什么。
  • 第二是分配资源。也就是问自己 What,为此可以付出什么?为了一个目标所分配相应的资源:不仅是金钱,还可以是投入的时间、精力等。

所以说,当你获取大量信息,记录笔记,积累知识,最重要的是为了思考,进而产生关键洞见。知识的意义是帮助你制定一个好的决策。

作为一名知识工作者,德国著名社会学家尼古拉斯·卢曼十分高产,出版了 58 本学术著作,发表了数百篇论文。

他的学术产出数量已经非常惊人,但更重要的是产出质量也很高,充斥着极为精彩的思考,其中《社会的社会》《社会的艺术》等著作成为新的学科经典,被称为「当代的黑格尔」。

 

有人评价卢曼说他担心的似乎不是字数不够,而是学术论文的篇幅无法装下他那么多精彩的思考。

当被问到自己为何如此高产时,卢曼的回答显得很谦逊,他说,「不是我想出来的,是卡片盒子想出来的」。

「不写,就无法思考。」(卢曼 1992,53)

在《卡片笔记写作法》书中提到,卢曼认为一条笔记的价值只取决于它的上下文(Context)——笔记的关联、关系和与其他信息的双向链接网络。他开发了一个基于纸质索引卡的简单系统,称之为「卡片盒」(德语为 Zettelkasten),用于将任意一条笔记与尽可能多的不同上下文(Context)联系起来。

卢曼的卡片最重要的是读书笔记,写在卡片上的不只是一些值得引用的文句,或者是誊写的段落。更重要的是,在上下文(Context)中产生了什么自己的想法。

卢曼的卡片盒逐渐成为他工作中的一个思维伙伴。卢曼把这个系统描述为他的第二记忆,另一个自我。这套系统不断给他带来惊喜,正因为如此,卢曼声称在他自己和卡片盒之间存在着「实际的交流」。

回到个人,如何构建 Context 参与决策?

如今很多公司都在推行目标管理工具 OKR(Objectives and Key Results,即目标与关键成果法),OKR 管理思想的精髓就是给到员工个人更多透明公开的Context,自上而下设立目标以及实现路径。

多提供 Context,减少 Control,决策指令不是单纯的上传下达,而是让同事之间通过提供上下文来对齐,通过内部信息透明来解决问题、做出决策、提高效率。

Context 让我们每个人都参与决策,想法从下往上涌现。这个过程中每个人需要基于背景信息做出自己的判断,而不是根据指令像机器人一样运转。

这种方式就很像前文所提到的计算机分布式计算,每台计算机都有 CPU,让很多机器共同处理任务,没有一个所谓的中央超级计算机。

「知识型组织中,每一个人都是管理者」——彼得·德鲁克 

我们从工业时代进入到知识时代,亲眼见证了人类历史上最重要的转换。最卓越的管理思想家之一,彼得·德鲁克(Peter Drucker)这样说:「这是历史上第一次,人们可以做出自己的选择,而且是越来越多的人可以做出选择。这是第一次,他们不得不自我管理。」

「而社会完全没有对此做好准备。」

作为知识工作者,所谓知识管理的输出,不是写文章,也不是日更公众号,这并不能解决实际问题,而是你需要运用知识来做出正确决策。

其次,输出不是单纯为了获得他人的关注,而是为了获得高质量的反馈,从而提高你制定决策的质量。

一·灵感瞬间,如何记录想法?

天下武功,唯快不破:什么是闪念笔记?

卢曼在卡片盒笔记法中将笔记分为 4 类:

  1. 闪念笔记(Fleeting Notes):这类笔记只是对收集信息起提醒作用,可以用任何一种方式来写,最后会在一两天内被扔进垃圾桶。
  2. 文献笔记(Literature Notes):无论你读什么,都要做笔记,写下你不想忘记的内容,或者你认为可能会在自己的思考或写作中使用的内容。文献笔记要非常简短,精心选择,并使用自己语言记录,对引文要格外挑剔,不要只是抄写,而不去真正理解其含义。
  3. 永久笔记(Permanent Notes):这种笔记以一种永久可以理解的方式包含了必要的信息,并且永远不会被扔掉。它们总是以同样的方式存放在同一个地方,或者是在文献管理系统中,或者按出版标准写好放在卡片盒中。
  4. 项目笔记(Project Notes):它们只与某一特定项目有关,保存在特定项目的文件夹内,项目结束后即可存档或丢弃。

平时记录灵感的卡片就是闪念笔记,只记录,不存档,有想法就记下来。过一段时间我们回来再看,也许自己有了更深刻的思考,和更好的想法,这时我们只留下有价值的笔记,完善一下卡片里的想法和表达,作为永久笔记保存在卡片盒里。

这样一来,卡片盒里留下来的主要是自己经过反复思考后的精华,因此卡片盒中的思想纯度更高,优秀的想法更加容易发生碰撞,产生更多的好想法。

按照卡片盒笔记法的流程整理过后,卡片盒可以成为我们产生新想法的有力武器。其实新想法从来都不会从天而降,需要我们在翻找卡片盒的过程中,不断去总结和发现。

「放翁本学西江者,其云:『文章本天成,妙手偶得之。』平昔锻炼之功,可于言外想见。」——刘熙载

工作场景中的钉钉便签

在「工作」这个上下文中,很多同事在电脑显示屏上都贴满了五颜六色的便签。传统的纸质便签在文具店随时都可以买到,从高考到职场,便签一直伴随着我们的左右,一写一撕一贴。

跟传统纸质便签一样,数字化的钉钉便签也可以用来快速记录碎片化信息,或者将紧急重要的信息贴到眼前,可以说在「钉钉」工作场景中,钉钉便签是你用来记录各种所思所想的首选应用。

有了新的随心记功能,无论你在哪里,无论你正在钉钉上做什么,都能随手捕捉闪现的灵感。这感觉,就像是直接在当前使用的应用上记笔记一样。

钉闪会、IM、文档中选取的页面内容、图片等,都能很方便得加到钉钉便签里,因此你能轻轻松松找到上下文信息,真正做到随时随地随心记。与此同时,我也在思考:如果在对应的钉闪会、IM、文档中,可以直接显示对应便签的反向链接的话,该有多棒?这样当你之后再次打开该应用时,你的便签缩略图会一直显示在其中。

灵感稍纵即逝,灵感这个东西很可能是异步的,也就是意味着是在你做某些事情的时候,或者是完全不相关的时候,突然就有了非常不错的想法,你想用最快的速度把这个方法记录下来,否则稍纵即逝。

从这个角度来说,唯快不破,钉钉便签就成为工作场景中最好的工具。启动速度非常快,而且还可以从钉钉或者桌面直接启动。并且,钉钉便签还支持将某个便签「贴到桌面」上,从而使得连续输入成为可能,因为灵感通常来说是相辅相成的,可能在一段时间内,围绕一个想法会有很多相关的灵感。

知识的流通:「钉钉便签,知识变现」

什么是知识?德鲁克认为:「知识是在特殊的⼯作和⾏动中,运⽤信息的能⼒。」对你来说,能够运用到工作和生活中的才是知识,能够帮助你改变行动的才是知识。

从个人到组织,知识沉淀与团队知识库,需要在工作中体现写作的价值,对于知识类工作的协同办公来说,写作可以推进项目。

写作的根本目的,是要给别人看,可以看作是一种对话。凡对话,就必须要有上下文。你的文字内容,要能嵌入到当前上下文的情景中。所以说,你得根据上下文来「翻译」你的「笔记卡片」到「写作卡片」,使之可以跟环境融合起来。

在记录「笔记卡片」的时候,你不需要有任何的认知负担和顾虑,但是在思索某张卡片嵌入写作上下文的时候,就一定要符合最终文章的情景。

「一事一文档,凡事有着落」,这其实就是工作场景下对于「靠谱」的定义,把工作中所遇到的想法记录下来,集结成文档,凡事都能及时追踪到底。

当然,便签还可以直接分享到聊天窗口,及时获取其他人的反馈。

便签向内,文档向外。在想法都记录到便签之后,可以快速选择卡片,拼接成钉钉文档,从而沉淀到组织的团队空间知识库。对这一点上来说,如果便签记录的不止是文字就好了,比如支持画图或者思维导图等其他形式。

二·让工作推动你前进:项目驱动式笔记

「解决问题」,项目驱动学习

只有当你以「解决问题」为目的来进行学习时,学习才最有可能被内化。「Life is problems. Living is solving problems.」 在工作场景中,项目驱动能够让你不断在实战中解决问题,获得成长。

搭建自己的问题树比知识树更管用,《内在动机:自主掌控人生的力量》在书中提出:目标导向去解决人生的问题会让你前进得更快,且更有方向感和掌控感,从而带来幸福。

问题也可以看作是强大的过滤器,只保存相关的信息,你未来的自己就可以依赖高质量的信息输入。带着主题去读书或学习时,都会思考是否对自己目前关注的这个问题有所帮助。

为什么是问题树而不是知识树呢?因为知识树往往会沦落为「再也不看」的无主题收藏夹,缺少自己的条理和总结,只是单纯的堆积。一个优秀的问题,能极大地扩展你的视野;而围绕某一领域的一系列深度问题(Why & How?),则能帮助你快速地对这个领域建立认知。

记录的想法要跟项目相结合

想法不跟项目 Project 和自己的领域 Area 结合,你就是空想,A goal without a plan is just a wish.

一手创造两家世界500强企业的稻和盛夫在书中不断提到,年轻人要在「修行」中找到自己真正的志向。而这一点,也可以和 P.A.R.A 方法相结合,我们要去主动匹配 Project 和 Goal 清单。

因为一个没有相应目标的项目被称为 hobby「兴趣爱好」。如果你没有承诺或还没有完全阐明你想要的结果,那你一定只是为了好玩而随便搞搞;而如果你有了目标而没有相应的项目,那就只能叫 dream「白日梦」,你可能会非常渴望达到这个目标,但如果没有一个一个项目来完成,实际上也不会有任何进展。

钉钉便签的多标签能力

一般来说,对于数字化笔记来说,检索信息有两种方式:

  1. 通过树形的文件夹层级体系,自顶向下,按照树形结构归类,一层一层检索;
  2. 通过更加碎片化的标签体系,使用关键词或功能性进行搜索,自底向上检索。

比如说,我会将钉钉便签的标签分为「重要、紧急」和不同字母开头的功能性标签,比如 #P~ 项目有关、#@ 跟人有关、#T~ 跟时间有关,这样在筛选信息时会非常直观,特别是在不同的上下文中有不同的视角。从这点儿来说,如果能够支持智能标签即标签的组合就更棒了,比如我只想查看所有在 10 月份(#T~10月)跟 P~钉闪会有关的内容。

有了内容关键词和对应标签,更进一步的思考是,其实我一直在期待人工智能在知识管理领域的落地,比如说比便签可以链接团队或公司知识库,自动推荐根据当前的文本内容推荐相关内容,真正将个人跟团队和组织的标签联系起来。比如 #造价 #土建 就可以推荐相关的资料,实时显示在写作时便签的右侧,从而实现人找资料,资料找人。

从宏观上来说,在一个组织中总有优秀的榜样(Role Model)供人学习,如果智能推荐可以在知识库中及时推荐一些优秀的项目模板,便是其他人可以向榜样学习的最好方式。本质上,价值观文化是组织的思维模型的一种抽象:团队就是组织文化的执行本体,文化也在影响着每个人的思考方式和行为模式。

从微观上来说,而写卡片是知识工作者的刻意练习,只有当你记下来自己的想法,才能获得持续不断的反馈。

「写下来」,能给人以动力,持续的反馈

有时候,我们会觉得工作正在消耗我们的能量,只有投入越来越多的能量才能前进。有时却恰恰相反,一旦我们进入工作状态,工作本身就好像获得了动力,拉着我们前进,有时甚至让我们充满活力。这就是我们所追求的动力。

只有当工作本身就是激励时,驱动力和奖励才能可持续动态循环,从而推动整个任务前进。写永久笔记就是这样,内置了一个非常重要的反馈循环:用文字表达自己的想法,会让我们思考自己是否真的想清楚了。

当你试图将其与之前写的笔记联系起来时,很容易发现矛盾、不一致或重复的地方。只有这种「写下来」的反馈是随时可用的,可以帮助你每天都有少许、多次的进步。而最好的一点是在我们学习和进步的同时,我们的笔记卡片盒也会变得更丰富。它也在成长,在进步。并且它越是成长,就越是有用,就越容易建立新的联系。

虽然这些内置的反馈循环并不能取代同行或上级的反馈,就像 KPI 绩效考核,如果你每隔几个月才能得到一次对已完成工作的反馈,这样的反馈并没有多大帮助。

三·便签卡片的常用操作与技巧

电子化便签的小技巧

技巧 1:IM 消息快速收藏

IM 聊天窗口快速收藏,这是一个惯常行为,但是重点不在于此,重点在于收藏之后要对笔记进行自我的二次加工,也就是后文提到的「写两遍」。

技巧 2:便签四象限视图

前文提到了钉钉便签「贴到桌面」的功能,进阶地,你可以利用四象限的方式来让自己高效工作,将工作分为「重要紧急」「重要不紧急」「紧急不重要」「不重要不紧急」四个方向,创建不同的便签颜色来更好的区分。

技巧 3:独立 Desktop 分屏窗口

因为便签设置了显眼的颜色,在切换 Desktop 工作台时,就能够很容易定位到便签的位置,一般我会设置快捷键将 Ctrl+3 快速打开独立的便签 Desktop,然后直达对应便签进行内容的更新。当然,如果你拥有第二块显示屏的话,你可以将便签直接放到第二显示器的底部,作为传统纸质便签的数字化模拟。

技巧 4:钉住窗口,随意贴

脑洞一下,如果能直接贴到跟同事的 IM 聊天窗口上,那就真的做到了上下文的完整性,每一次切换都能尽可能保护脑力。其实这个功能就类似在线下走到同事工位边,在他的电脑上贴上便利贴一样,可以直接贴到单聊里,方便提醒和协作。

经验 1:「少写一点」

写笔记卡片,不在于记录的数量(字数),而在于质量:

相比之下于动辄上百上千字的文档或周报日报,让我们去掉不必要的修饰及套路,拒绝不必要的浪费,明心见性,直指要点,写出有价值的卡片。

认知科学家比约克夫妇(Robert A. Bjork与Elizabeth Ligon Bjork)在1994 年提出的必要难度(Desirable Difficulty)理论:

以前人们习惯性地认为,记忆的速度越快,学习效果越好。但他们的实验发现了与常识相反的结论:「存储与提取负相关」,也就是说,记忆存储得越容易,提取出来越困难;反之,如果你存储记忆时越困难,知识提取时反而会更容易。

写卡片而不是整篇文档的价值在于,你会用自己的话记下来,这个刻意练习的过程能让你更好的思考。就像少楠说的,「没有任何创造是一蹴而就的,都是经历了大量的积累和缓慢的思考。」

卡片上的知识碎片就像乐高,虽然看上去没有完整文章那样华丽的措辞,但在需要用的时候,能选择需要的知识块拼成你想要的形状。

经验 2:「写两遍」

第一遍唯快不破,第二遍推进项目。

第一遍,不管你是在听课,还是在读书,亦或是跟同事聊天。遇到任何灵感都可以立即打开便签来记录。

第二遍,一定要用自己的话,以给同事讲解的方式,把你获得的这个洞见,用精炼的语言记录下来,也就沉淀成为了项目笔记,对工作中的项目有所推进。

  • 用自己的话。是因为你将来是要把它放在文章、文档或工作报告里面。虽然将来你会进行修改、润色和调整,但只有用自己的话才能让你更好的思考。
  • 给同事讲解的方式。这是因为,要把一个东西讲明白,你就必须搞懂它。这是用输出倒逼输入,让你深入理解一个知识点。这也恰恰是费曼学习法的精髓。
  • 精炼的语言。一则笔记如果记录内容过多,你的思维会被局限框定。况且如果笔记过长,形成的上下文就会过于具象。能和它建立链接的内容,数量上会大打折扣。

结语:「写下来」,「少写一点」,「写两遍」

一些想法和建议,对更好的工作便签的期望

更完善的全局入口:类似苹果系统的「快速备忘录」

最新版本的 macOS Monterey 推出了「快速备忘录」功能,相当于一个全局入口用于快速记录笔记,并且只需要将鼠标移动至右下角,便可看到当前「上下文」的相关卡片。

苹果「快速备忘录」系统级的全局收集能力,也体现出了系统级别的双向链接,即不同「上下文」本身之间存在联系。那么在钉钉便签这个工作场景中,上下文目标对齐在跨团队协作时尤为重要,比如说项目A需要项目B的支持,协商上线时间时便是一个对焦点,也就是双向链接发挥作用的地方。

使用「快速备忘录」搜集素材

同样地,如果钉钉便签打造一个工作场景下的「快速便签」,我们就可以在钉钉内任何 IM 聊天窗口或文档上,打开快速便签并记下笔记,有助于帮助快速捕捉灵感。而当你再次打开该 IM 聊天窗口或文档时,该便签便会自动弹出。而你又可以在便签应用中,找到所有关联了上下文的笔记,查看其相关的 IM 聊天窗口或文档。

这一功能对于日常工作需要频繁切换上下文,或聚合了很多文档资料的知识工作者,绝对是一项非常值得点赞的功能。

更多样的内容形态:文档高亮,画板,大纲,脑图等

如果你是进行一些简单的记录,那么只需要在备忘录中记录文本内容即可。但在更多的思考场景下,你可能需要更多形式的内容记录方式,比如自由的画板用于天马行空的想法关联,或者像幕布这样的结合大纲笔记和思维导图的头脑管理工具,能够帮你用更高效的方式和更清晰的结构来记录笔记、管理任务、制定计划甚至是组织头脑风暴。

另外,如果说便签是 writing tool for thought,那我们应该还需要一个 reading tool for thought:

  • 聚合所有的阅读来源,文档高亮成为第一优先级,评论也可以选择性存到自己的知识库一份
  • 关于阅读流程的一些想法:阅读器 -> 高亮 -> 个人知识库
  • 思考/笔记 -> 便签,然后共同组装和生成内容到新的文档

便签笔记的局限性在哪里?

便签不能代替你思考,不要总是收藏,要自己写下去。记住卢曼的箴言「不写,就无法思考。」(卢曼1992,53)。而在写作整篇工作文档时,没有人完全从零开始写作,我们可以借助便签中所记录的卡片快速产出。

让便签来辅助你的思考,记住我们的咒语:「写下来」,「少写一点」,「写两遍」

「人们高估了独立思考的能力。没有外部帮助,记忆、思维和推理都会受到限制......真正的力量来自于设计能够提高认知能力的外部辅助设备。」——唐·诺曼,全球最具影响力的设计师,《设计心理学》作者+