便签再思考：最好的工作便签，上下文优先

零·前言：上下文优先

决策的自由：Context, not Control

当下，全球爆火的现象级影视剧《鱿鱼游戏》由 Netflix（网飞）推出，在包括美国在内的 90 多个国家观看量排名第一。

这不禁让我对 Netflix 这家流媒体巨头公司有了更强的好奇心，为何 Netflix 能够持续推出像《纸牌屋》《黑镜》《鱿鱼游戏》这样的影视剧爆款？

在 Netflix CEO 哈斯廷斯出版的新书《不拘一格》（No Rules Rules）中，他提到管理的本质，就是激发和释放每一个人的善意，最终通过他人来达成结果。

其实，「自由与责任」文化贯穿了 Netflix 内部管理的始终。哈斯廷斯相信，有责任感的人因为自由而成长，也配得上这份自由：人才重于流程，创新高于效率，自由多于管控。

而来自 Netflix 的 「Context, not Control」（情景管理，而不是控制管理）理念，也直接影响了字节跳动的企业文化。

我们坚持的「context， not control」的理念，受到 Netflix 的直接影响。当然也很大程度上跟哈耶克关于 理性的自负 的论述有关，我认识到信息透明、分布式决策和创新的重要性。 —— 张一鸣《字节跳动 8 周年：往事可以回首，当下更需专注，未来值得期待》

张一鸣在《做CEO要避免理性的自负》演讲中将 CEO大脑 比喻成计算机，计算机有两种处理任务的方式：一种是超级计算机，用一台计算机处理很密集的任务；一种是分布式的运算，让很多机器共同来处理任务，把任务分解，把任务所需要的资源分解。

• CEO决策好比超级计算机，单台机器处理很密集的任务，提出战略规划后自上而下逐级执行和汇报，充满审批和各种流程；
• 群体决策好比分布式计算，由很多台机器来共同处理，将任务和资源分解细化，更多集体智慧自下而上涌现，过程中需要更多人基于上下文或者说场景（Context）来做出判断。由此最大程度地避免决策者「理性的自负」和决策延时。

具体来讲，Context 是指决策所需要的场景/情境信息的集合，包括背景是什么，市场环境如何，整个行业格局如何，优先级是什么，需要做到什么程度，以及业务数据和财务数据等等。

「不写，就无法思考」，也就无法制定决策

对于个人而言，管理是什么？来自 Herbert A. Simon 的一个定义：管理就是制定决策。

什么叫决策？决策其实是一系列的决定，决定是一个向目标不断迈进的过程。（via《决策思维》）

• 第一是确立目标。也就是问自己 Why 为了什么而努力，否则你根本就不知道你要干什么。
• 第二是分配资源。也就是问自己 What，为此可以付出什么？为了一个目标所分配相应的资源：不仅是金钱，还可以是投入的时间、精力等。

所以说，当你获取大量信息，记录笔记，积累知识，最重要的是为了思考，进而产生关键洞见。知识的意义是帮助你制定一个好的决策。

作为一名知识工作者，德国著名社会学家尼古拉斯·卢曼十分高产，出版了 58 本学术著作，发表了数百篇论文。

他的学术产出数量已经非常惊人，但更重要的是产出质量也很高，充斥着极为精彩的思考，其中《社会的社会》《社会的艺术》等著作成为新的学科经典，被称为「当代的黑格尔」。

有人评价卢曼说他担心的似乎不是字数不够，而是学术论文的篇幅无法装下他那么多精彩的思考。

当被问到自己为何如此高产时，卢曼的回答显得很谦逊，他说，「不是我想出来的，是卡片盒子想出来的」。

「不写，就无法思考。」（卢曼 1992,53）

在《卡片笔记写作法》书中提到，卢曼认为一条笔记的价值只取决于它的上下文（Context）——笔记的关联、关系和与其他信息的双向链接网络。他开发了一个基于纸质索引卡的简单系统，称之为「卡片盒」（德语为 Zettelkasten），用于将任意一条笔记与尽可能多的不同上下文（Context）联系起来。

卢曼的卡片最重要的是读书笔记，写在卡片上的不只是一些值得引用的文句，或者是誊写的段落。更重要的是，在上下文（Context）中产生了什么自己的想法。

卢曼的卡片盒逐渐成为他工作中的一个思维伙伴。卢曼把这个系统描述为他的第二记忆，另一个自我。这套系统不断给他带来惊喜，正因为如此，卢曼声称在他自己和卡片盒之间存在着「实际的交流」。

回到个人，如何构建 Context 参与决策？

如今很多公司都在推行目标管理工具 OKR（Objectives and Key Results，即目标与关键成果法），OKR 管理思想的精髓就是给到员工个人更多透明公开的Context，自上而下设立目标以及实现路径。

多提供 Context，减少 Control，决策指令不是单纯的上传下达，而是让同事之间通过提供上下文来对齐，通过内部信息透明来解决问题、做出决策、提高效率。

Context 让我们每个人都参与决策，想法从下往上涌现。这个过程中每个人需要基于背景信息做出自己的判断，而不是根据指令像机器人一样运转。

这种方式就很像前文所提到的计算机分布式计算，每台计算机都有 CPU，让很多机器共同处理任务，没有一个所谓的中央超级计算机。

「知识型组织中，每一个人都是管理者」——彼得·德鲁克 

我们从工业时代进入到知识时代，亲眼见证了人类历史上最重要的转换。最卓越的管理思想家之一，彼得·德鲁克（Peter Drucker）这样说：「这是历史上第一次，人们可以做出自己的选择，而且是越来越多的人可以做出选择。这是第一次，他们不得不自我管理。」

「而社会完全没有对此做好准备。」

作为知识工作者，所谓知识管理的输出，不是写文章，也不是日更公众号，这并不能解决实际问题，而是你需要运用知识来做出正确决策。

其次，输出不是单纯为了获得他人的关注，而是为了获得高质量的反馈，从而提高你制定决策的质量。

一·灵感瞬间，如何记录想法？

天下武功，唯快不破：什么是闪念笔记？

卢曼在卡片盒笔记法中将笔记分为 4 类：

1. 闪念笔记（Fleeting Notes）：这类笔记只是对收集信息起提醒作用，可以用任何一种方式来写，最后会在一两天内被扔进垃圾桶。
2. 文献笔记（Literature Notes）：无论你读什么，都要做笔记，写下你不想忘记的内容，或者你认为可能会在自己的思考或写作中使用的内容。文献笔记要非常简短，精心选择，并使用自己语言记录，对引文要格外挑剔，不要只是抄写，而不去真正理解其含义。
3. 永久笔记（Permanent Notes）：这种笔记以一种永久可以理解的方式包含了必要的信息，并且永远不会被扔掉。它们总是以同样的方式存放在同一个地方，或者是在文献管理系统中，或者按出版标准写好放在卡片盒中。
4. 项目笔记（Project Notes）：它们只与某一特定项目有关，保存在特定项目的文件夹内，项目结束后即可存档或丢弃。

平时记录灵感的卡片就是闪念笔记，只记录，不存档，有想法就记下来。过一段时间我们回来再看，也许自己有了更深刻的思考，和更好的想法，这时我们只留下有价值的笔记，完善一下卡片里的想法和表达，作为永久笔记保存在卡片盒里。

这样一来，卡片盒里留下来的主要是自己经过反复思考后的精华，因此卡片盒中的思想纯度更高，优秀的想法更加容易发生碰撞，产生更多的好想法。

按照卡片盒笔记法的流程整理过后，卡片盒可以成为我们产生新想法的有力武器。其实新想法从来都不会从天而降，需要我们在翻找卡片盒的过程中，不断去总结和发现。

「放翁本学西江者，其云：『文章本天成，妙手偶得之。』平昔锻炼之功，可于言外想见。」——刘熙载

工作场景中的钉钉便签

在「工作」这个上下文中，很多同事在电脑显示屏上都贴满了五颜六色的便签。传统的纸质便签在文具店随时都可以买到，从高考到职场，便签一直伴随着我们的左右，一写一撕一贴。

跟传统纸质便签一样，数字化的钉钉便签也可以用来快速记录碎片化信息，或者将紧急重要的信息贴到眼前，可以说在「钉钉」工作场景中，钉钉便签是你用来记录各种所思所想的首选应用。

有了新的随心记功能，无论你在哪里，无论你正在钉钉上做什么，都能随手捕捉闪现的灵感。这感觉，就像是直接在当前使用的应用上记笔记一样。

钉闪会、IM、文档中选取的页面内容、图片等，都能很方便得加到钉钉便签里，因此你能轻轻松松找到上下文信息，真正做到随时随地随心记。与此同时，我也在思考：如果在对应的钉闪会、IM、文档中，可以直接显示对应便签的反向链接的话，该有多棒？这样当你之后再次打开该应用时，你的便签缩略图会一直显示在其中。

灵感稍纵即逝，灵感这个东西很可能是异步的，也就是意味着是在你做某些事情的时候，或者是完全不相关的时候，突然就有了非常不错的想法，你想用最快的速度把这个方法记录下来，否则稍纵即逝。

从这个角度来说，唯快不破，钉钉便签就成为工作场景中最好的工具。启动速度非常快，而且还可以从钉钉或者桌面直接启动。并且，钉钉便签还支持将某个便签「贴到桌面」上，从而使得连续输入成为可能，因为灵感通常来说是相辅相成的，可能在一段时间内，围绕一个想法会有很多相关的灵感。

知识的流通：「钉钉便签，知识变现」

什么是知识？德鲁克认为：「知识是在特殊的⼯作和⾏动中，运⽤信息的能⼒。」对你来说，能够运用到工作和生活中的才是知识，能够帮助你改变行动的才是知识。

从个人到组织，知识沉淀与团队知识库，需要在工作中体现写作的价值，对于知识类工作的协同办公来说，写作可以推进项目。

写作的根本目的，是要给别人看，可以看作是一种对话。凡对话，就必须要有上下文。你的文字内容，要能嵌入到当前上下文的情景中。所以说，你得根据上下文来「翻译」你的「笔记卡片」到「写作卡片」，使之可以跟环境融合起来。

在记录「笔记卡片」的时候，你不需要有任何的认知负担和顾虑，但是在思索某张卡片嵌入写作上下文的时候，就一定要符合最终文章的情景。

「一事一文档，凡事有着落」，这其实就是工作场景下对于「靠谱」的定义，把工作中所遇到的想法记录下来，集结成文档，凡事都能及时追踪到底。

当然，便签还可以直接分享到聊天窗口，及时获取其他人的反馈。

便签向内，文档向外。在想法都记录到便签之后，可以快速选择卡片，拼接成钉钉文档，从而沉淀到组织的团队空间知识库。对这一点上来说，如果便签记录的不止是文字就好了，比如支持画图或者思维导图等其他形式。

二·让工作推动你前进：项目驱动式笔记

「解决问题」，项目驱动学习

只有当你以「解决问题」为目的来进行学习时，学习才最有可能被内化。「Life is problems. Living is solving problems.」 在工作场景中，项目驱动能够让你不断在实战中解决问题，获得成长。

搭建自己的问题树比知识树更管用，《内在动机：自主掌控人生的力量》在书中提出：目标导向去解决人生的问题会让你前进得更快，且更有方向感和掌控感，从而带来幸福。

问题也可以看作是强大的过滤器，只保存相关的信息，你未来的自己就可以依赖高质量的信息输入。带着主题去读书或学习时，都会思考是否对自己目前关注的这个问题有所帮助。

为什么是问题树而不是知识树呢？因为知识树往往会沦落为「再也不看」的无主题收藏夹，缺少自己的条理和总结，只是单纯的堆积。一个优秀的问题，能极大地扩展你的视野；而围绕某一领域的一系列深度问题（Why & How？），则能帮助你快速地对这个领域建立认知。

记录的想法要跟项目相结合

想法不跟项目 Project 和自己的领域 Area 结合，你就是空想，A goal without a plan is just a wish.

一手创造两家世界500强企业的稻和盛夫在书中不断提到，年轻人要在「修行」中找到自己真正的志向。而这一点，也可以和 P.A.R.A 方法相结合，我们要去主动匹配 Project 和 Goal 清单。

因为一个没有相应目标的项目被称为 hobby「兴趣爱好」。如果你没有承诺或还没有完全阐明你想要的结果，那你一定只是为了好玩而随便搞搞；而如果你有了目标而没有相应的项目，那就只能叫 dream「白日梦」，你可能会非常渴望达到这个目标，但如果没有一个一个项目来完成，实际上也不会有任何进展。

钉钉便签的多标签能力

一般来说，对于数字化笔记来说，检索信息有两种方式：

1. 通过树形的文件夹层级体系，自顶向下，按照树形结构归类，一层一层检索；
2. 通过更加碎片化的标签体系，使用关键词或功能性进行搜索，自底向上检索。

比如说，我会将钉钉便签的标签分为「重要、紧急」和不同字母开头的功能性标签，比如 #P~ 项目有关、#@ 跟人有关、#T~ 跟时间有关，这样在筛选信息时会非常直观，特别是在不同的上下文中有不同的视角。从这点儿来说，如果能够支持智能标签即标签的组合就更棒了，比如我只想查看所有在 10 月份（#T~10月）跟 P~钉闪会有关的内容。

有了内容关键词和对应标签，更进一步的思考是，其实我一直在期待人工智能在知识管理领域的落地，比如说比便签可以链接团队或公司知识库，自动推荐根据当前的文本内容推荐相关内容，真正将个人跟团队和组织的标签联系起来。比如 #造价 #土建 就可以推荐相关的资料，实时显示在写作时便签的右侧，从而实现人找资料，资料找人。

从宏观上来说，在一个组织中总有优秀的榜样（Role Model）供人学习，如果智能推荐可以在知识库中及时推荐一些优秀的项目模板，便是其他人可以向榜样学习的最好方式。本质上，价值观文化是组织的思维模型的一种抽象：团队就是组织文化的执行本体，文化也在影响着每个人的思考方式和行为模式。

从微观上来说，而写卡片是知识工作者的刻意练习，只有当你记下来自己的想法，才能获得持续不断的反馈。

「写下来」，能给人以动力，持续的反馈

有时候，我们会觉得工作正在消耗我们的能量，只有投入越来越多的能量才能前进。有时却恰恰相反，一旦我们进入工作状态，工作本身就好像获得了动力，拉着我们前进，有时甚至让我们充满活力。这就是我们所追求的动力。

只有当工作本身就是激励时，驱动力和奖励才能可持续动态循环，从而推动整个任务前进。写永久笔记就是这样，内置了一个非常重要的反馈循环：用文字表达自己的想法，会让我们思考自己是否真的想清楚了。

当你试图将其与之前写的笔记联系起来时，很容易发现矛盾、不一致或重复的地方。只有这种「写下来」的反馈是随时可用的，可以帮助你每天都有少许、多次的进步。而最好的一点是在我们学习和进步的同时，我们的笔记卡片盒也会变得更丰富。它也在成长，在进步。并且它越是成长，就越是有用，就越容易建立新的联系。

虽然这些内置的反馈循环并不能取代同行或上级的反馈，就像 KPI 绩效考核，如果你每隔几个月才能得到一次对已完成工作的反馈，这样的反馈并没有多大帮助。

三·便签卡片的常用操作与技巧

电子化便签的小技巧

技巧 1：IM 消息快速收藏

IM 聊天窗口快速收藏，这是一个惯常行为，但是重点不在于此，重点在于收藏之后要对笔记进行自我的二次加工，也就是后文提到的「写两遍」。

技巧 2：便签四象限视图

前文提到了钉钉便签「贴到桌面」的功能，进阶地，你可以利用四象限的方式来让自己高效工作，将工作分为「重要紧急」「重要不紧急」「紧急不重要」「不重要不紧急」四个方向，创建不同的便签颜色来更好的区分。

技巧 3：独立 Desktop 分屏窗口

因为便签设置了显眼的颜色，在切换 Desktop 工作台时，就能够很容易定位到便签的位置，一般我会设置快捷键将 Ctrl+3 快速打开独立的便签 Desktop，然后直达对应便签进行内容的更新。当然，如果你拥有第二块显示屏的话，你可以将便签直接放到第二显示器的底部，作为传统纸质便签的数字化模拟。

技巧 4：钉住窗口，随意贴

脑洞一下，如果能直接贴到跟同事的 IM 聊天窗口上，那就真的做到了上下文的完整性，每一次切换都能尽可能保护脑力。其实这个功能就类似在线下走到同事工位边，在他的电脑上贴上便利贴一样，可以直接贴到单聊里，方便提醒和协作。

经验 1：「少写一点」

写笔记卡片，不在于记录的数量（字数），而在于质量：

相比之下于动辄上百上千字的文档或周报日报，让我们去掉不必要的修饰及套路，拒绝不必要的浪费，明心见性，直指要点，写出有价值的卡片。

认知科学家比约克夫妇（Robert A. Bjork与Elizabeth Ligon Bjork）在1994 年提出的必要难度（Desirable Difficulty）理论：

以前人们习惯性地认为，记忆的速度越快，学习效果越好。但他们的实验发现了与常识相反的结论：「存储与提取负相关」，也就是说，记忆存储得越容易，提取出来越困难；反之，如果你存储记忆时越困难，知识提取时反而会更容易。

写卡片而不是整篇文档的价值在于，你会用自己的话记下来，这个刻意练习的过程能让你更好的思考。就像少楠说的，「没有任何创造是一蹴而就的，都是经历了大量的积累和缓慢的思考。」

卡片上的知识碎片就像乐高，虽然看上去没有完整文章那样华丽的措辞，但在需要用的时候，能选择需要的知识块拼成你想要的形状。

经验 2：「写两遍」

第一遍唯快不破，第二遍推进项目。

第一遍，不管你是在听课，还是在读书，亦或是跟同事聊天。遇到任何灵感都可以立即打开便签来记录。

第二遍，一定要用自己的话，以给同事讲解的方式，把你获得的这个洞见，用精炼的语言记录下来，也就沉淀成为了项目笔记，对工作中的项目有所推进。

• 用自己的话。是因为你将来是要把它放在文章、文档或工作报告里面。虽然将来你会进行修改、润色和调整，但只有用自己的话才能让你更好的思考。
• 给同事讲解的方式。这是因为，要把一个东西讲明白，你就必须搞懂它。这是用输出倒逼输入，让你深入理解一个知识点。这也恰恰是费曼学习法的精髓。
• 精炼的语言。一则笔记如果记录内容过多，你的思维会被局限框定。况且如果笔记过长，形成的上下文就会过于具象。能和它建立链接的内容，数量上会大打折扣。

结语：「写下来」，「少写一点」，「写两遍」

一些想法和建议，对更好的工作便签的期望

更完善的全局入口：类似苹果系统的「快速备忘录」

最新版本的 macOS Monterey 推出了「快速备忘录」功能，相当于一个全局入口用于快速记录笔记，并且只需要将鼠标移动至右下角，便可看到当前「上下文」的相关卡片。

苹果「快速备忘录」系统级的全局收集能力，也体现出了系统级别的双向链接，即不同「上下文」本身之间存在联系。那么在钉钉便签这个工作场景中，上下文目标对齐在跨团队协作时尤为重要，比如说项目A需要项目B的支持，协商上线时间时便是一个对焦点，也就是双向链接发挥作用的地方。

同样地，如果钉钉便签打造一个工作场景下的「快速便签」，我们就可以在钉钉内任何 IM 聊天窗口或文档上，打开快速便签并记下笔记，有助于帮助快速捕捉灵感。而当你再次打开该 IM 聊天窗口或文档时，该便签便会自动弹出。而你又可以在便签应用中，找到所有关联了上下文的笔记，查看其相关的 IM 聊天窗口或文档。

这一功能对于日常工作需要频繁切换上下文，或聚合了很多文档资料的知识工作者，绝对是一项非常值得点赞的功能。

更多样的内容形态：文档高亮，画板，大纲，脑图等

如果你是进行一些简单的记录，那么只需要在备忘录中记录文本内容即可。但在更多的思考场景下，你可能需要更多形式的内容记录方式，比如自由的画板用于天马行空的想法关联，或者像幕布这样的结合大纲笔记和思维导图的头脑管理工具，能够帮你用更高效的方式和更清晰的结构来记录笔记、管理任务、制定计划甚至是组织头脑风暴。

另外，如果说便签是 writing tool for thought，那我们应该还需要一个 reading tool for thought：

• 聚合所有的阅读来源，文档高亮成为第一优先级，评论也可以选择性存到自己的知识库一份
• 关于阅读流程的一些想法：阅读器 -> 高亮 -> 个人知识库
• 思考/笔记 -> 便签，然后共同组装和生成内容到新的文档

便签笔记的局限性在哪里？

便签不能代替你思考，不要总是收藏，要自己写下去。记住卢曼的箴言「不写，就无法思考。」（卢曼1992,53）。而在写作整篇工作文档时，没有人完全从零开始写作，我们可以借助便签中所记录的卡片快速产出。

让便签来辅助你的思考，记住我们的咒语：「写下来」，「少写一点」，「写两遍」。

「人们高估了独立思考的能力。没有外部帮助，记忆、思维和推理都会受到限制......真正的力量来自于设计能够提高认知能力的外部辅助设备。」——唐·诺曼，全球最具影响力的设计师，《设计心理学》作者+