《搞定》最佳实践:如何利用滴答清单(TickTick)实践 GTD 理念?

2017年02月20日

前言

引子:What’s the Target? 人们总是说凡事都要有个目标,而 GTD 里面对目标的定义为第 3 楼视野,即「拟实现的中期至长期结果(通常在3~24个月内)」,可能有童鞋就会好奇了,为什么这里会有一个 3 楼呢?那是因为作者将我们个人/组织对事务所作出的承诺,以及拥有的想法总结成了 6 层关注视野:

  • 0 楼即地面视野:下一步行动
  • 1 楼视野:项目
  • 2 楼视野:重点及责任范围
  • 3 楼视野:目标
  • 4 楼视野:展望
  • 5 楼视野:目标和原则

那么,我的一个中期目标就是掌握 GTD 方法,并能够在生活、工作、学习当中能够灵活运用该方法妥善处理自己周遭的各类事务。这类方法论对于个人提升是非常重要的,作为一种个人成长基础设施Personal Growth Infrastructure),可谓越早掌握越能够发挥作用,「复利」效应显著(可视为 4 楼视野:展望)。自然而然,对 GTD 这个主题的理论和实践,我期望来一场彻彻底底的重新学习,再也不要道听途说,学习一定要讲究全面准确 (via: 一个前端的自我修养),并且寻找最原始的材料,直接了当地亲自理解原始作者的意图。

然后,我就有了这样一个 项目视野(1 楼),即 GitHub 当中的一个 Issue :系统性学习 GTD:《如何利用滴答清单(TickTick)做 GTD?》 · Issue #137,然后产出了一系列的 TODOs(下一步行动),即地面视野

Why 滴答清单?

首先,滴答清单(@TickTick)是如何被纳入我的 GTD 工具集呢?这个问题的隐含结果有二:

  1. 我已经选择了滴答清单,并且付费为高级用户一年,但目测已经托付终身,😂。
  2. 滴答清单只是 GTD 工具集当中的一员,GTD 是方法论,更是一种生活态度,何必局限于工具?

对于那些可以付诸行动的事务,你则需要:一个项目清单、一个保存项目规划和资料的存储系统、一个日程表、一个下一步行动清单,以及一个等待清单(清单中包含的内容是那些等待别人完成的任务)。

滴答清单作为一款清单产品,「列表 + 提醒」是其最最最基础的功能,可以说是已经做到了极致。而我下面再来安利一番它们家其他我所看重的点,排名不分先后、不分免费/付费:

  • 滴答清单最初名为 TickTick,实际上是国内(杭州)团队作品,「先海外后国内」的战略。衍生出来的好处就有:
    • 与 @微信 深度集成,关注服务号后可直接转发微信消息至滴答清单收集箱,爽!
    • 有官方的 Q&A 网站,上边儿既有中文又有英文,有任何技术/需求问题都可以尝试中/英搜索。
    • 技术支持或者提反馈的时候会有国人跟你直接中文交流,我上次提了个 iOS URL Scheme 的需求,对方态度很好。
  • 滴答清单是一款全端产品,涵盖了 Web、macOS、iOS、Chrome 插件乃至以后可能会入手的 App Watch 上面也有 App,唯一的遗憾可能就是没有 API,也就没法集成 IFTTT,但我也有办法解决这类自动化需求,后文细说。
  • 滴答清单能跟 Siri 集成,也就意味着当你没法空出手的时候可以直接对着手机说:“Hey Siri,提醒我明天晚上到家之后打扫卫生。” 这样的一句话能被自动识别出时间、地点、事务,并且纳入万能的收集箱,这就使得自己不会被脑海里的任何想法打断当前在做的事情,比如正在削苹果的双手。
    • 这里没有举「敲代码的双手」这样一个例子是因为,如果在电脑上我可以使用快捷键打开滴答清单的 mini 窗口通过打字的方式捕获想法。
    • 而滴答清单 App 里面也集成了讯飞语音,但是应用场景就自然没有全局的 Siri 来得方便,而且若是已经在 App 内部时,自然而然得会去使用键盘上的讯飞语音输入法,也是属于全局优先和习惯优先。
  • 「简约而不简单」是我对滴答清单至高的评价,若是一款产品能做到如处这般,理应付费。
    • 滴答清单的设计风格非常简洁,但其文件夹+清单+标签+优先级…的组织方式又那么井井有序,此乃「简约」的力量,看起来就很爽。
    • 而「不简单」往往体现在各种贴心的小细节当中,比如语义化智能识别输入的内容、可设置提醒时间段与多次提醒、重复方式是周期性还是完成式提醒、任务完成进度条、「今天」列表快速计划(类 Any.do),值得细细体味与发现。
    • 在 App 之外,还有 3D Touch 跟 Widget 的配合使用用于快速输入与查看任务;与日历的集成也能够减少多 Apps 之间的切换,在统一的日程表里面可视化出来,并且能够分 3 日或按周、按月查看,然后竟然还能通过拖拽的方式进行日常安排。
  • 滴答清单还集成了回顾与统计功能,这就如游戏当中的成就系统一般,令人自豪与着迷。
    • 等级制,Level.11 出神入化(风云变幻,不改初心),「你比 99% 的用户更勤奋」。
    • 数据统计与完成曲线,量化自我的又一项伟大指标,还有历史完成总数让人感受到「水滴石穿、日积月累」的神奇力量。
    • Web 端还有了一个还在 Beta 的「摘要」功能,可以帮助了解和总结一段时间内的任务完成情况,用于每周回顾是再好不过了,而每日回顾则可以查看「已完成」清单,我每回都是截图至 @格志日记 当中。

集成 GTD 流程

GTD 简单来说就分为 5 个阶段:捕获(收集)、理清、整理、行动、回顾,以往的我都只是从字面上来理解其中的意义,看完了整本书才知晓其中更深处的奥秘。

首先需要表态的一个前提就是「你的大脑并不总是那么管用」,大脑所擅长的是思考而不是记忆,只有当我们拥有了一个完全可信赖的记忆系统(即外脑),能够跟进一切已承诺(无论对外还是内心)的未竟之事,就不会再让我们的思维过程受阻。在通常情况下,你对一些事情总是念念不忘,这是因为你希望它们的状况能有所改善,但是:

  • 你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。
  • 你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。
  • 你还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。

GTD 的核心观点就是「在任何时候,都做到既高效又放松」,所以我们就要来回答以下三个问题:

  1. 如何做到放松?——清空
  2. 如何做到高效?——下一步行动
  3. 如何保证高效和放松能够持续进行?——回顾

收集

如何做到「放松」的奥妙就在于百分之百、百分之百、百分之百得收集,也就是捕获脑袋里所有、任何、一切的想法,将事情可视化到外部的记忆系统当中去,才让大脑用来思考,用来做真正有意义、有创造力的事情。

前面也有提到,滴答清单的收集功能非常强大,但是功能归功能,脱离实际应用场景也白搭,只有在任何场景下都能够快速收集任何想法,所谓收集工具的功能才有价值:

  • #mobile 微信聊天:@佳佳 说「我们明天一起去看爱乐之城吧!」 => 我只需要选中该消息,选择更多即可快速转发至滴答清单服务号。(已关闭服务号的消息通知,就不用看到头像角标导致多点一次的操作。)
  • #outside 走在路上:马路边一定要注意车辆,不要低头看手机,总之就是在不好打字的场景下,但是却戴着耳机的时候就直接按下🎧通话按钮呼叫 Siri 即可。
  • #home 洗澡/洗漱时:这个时候双手没空不能打字,而且家里不像办公室没有其他人,自然就可以大喊「Hey Siri,提醒我晚上去拿干洗完的衣服/去品优超市取快递」(仅仅举个例子,如果是十分钟之后要去晒衣服的话就直接让 Siri 倒计时就更来得实用。)
  • #mac 敲代码/写作:总之就是不要离开当前正在做的事情,凡是在电脑上效率自然更高,直接 Cmd+Ctrl+Shift+L 快捷呼出滴答清单的 mini 小窗口添加任务即可,纯手打脑海中的任何想法或者复制粘贴看到的任何语句、网址都是神速。
  • #meeting 思维神游:这时候就会有一个限制即不能说话,这时候就可以打开手机直接在 Dock 栏 3D Touch 重按滴答清单的图标快捷选择添加任务,以最快的打字速度输入想法即可。

根据上述场景的描述,这也就是我为什么更倾向于用「捕获」想法而不是「收集」想法的原因,收集可能会有两层意思,「收」和「集」,但是归拢到一起,其实并不是「捕获」想法这个阶段所做的事情。况且为什么要把想法「捕获」的原因很大程度上是因为不想让它干扰正在做的事情,从而对大脑造成记忆上的负担。

理清

那么如何做到「高效」呢?下一步行动即 Next Action 就是连接「放松思想」和「实现高效」之间的关键桥梁,大有文章可言。不如这样,我们就从这个已成事实的下一步行动往回倒推来看看,即「下一步行动是如何产生的呢?」

在一天的各种场景当中,相信滴答清单的收集箱里面已经收集到了各种东西,这些东西可能是想法、事实、承诺,总之都只能算作是一种原始材料。收集箱只是一个处理问题的站点,而不是一个存储容器。回想一下你的邮箱收件箱为什么会堆满了各种邮件,茫茫之中怎么也找不到自己想要的东西;再看看你的印象笔记,是不是保存的文章就再也没拿出来看过。

你需要的是对其每一项进行逐个得「理清」,基本原则有三:

  1. 首先处理工作篮中最上面的事务(即「后进先出」);
  2. 一次一事;
  3. 永远不要把事务再次放回工作篮。

注意:你做出的每个或大或小的决定都会在一定程度上消耗你的脑力。决定对某个电子邮件或任何其他事物“不做决定”,这本身就是一个决定,这会耗费你的精力。(这在《自控力》那本书中也有提到。)

整理

一图胜千言,从上述的理清过程流程图就可以看出,理清某个想法的结果只有两种情况:

  1. 在两分钟之内已经「立即执行」了下一步行动(看完整本书即便是只学会了「两分钟原则」那也是极好的,😁)
  2. 根据具体情况被存入相对应的清单列表(除去「垃圾箱」以外):
    • 「项目」文件夹(包含多个具体项目清单,比如装修)
    • 「日程表」(延迟执行,但只包含「当天不做会死」的事情)
    • 「下一步行动」(并打上最佳执行情境的具体标签,如 #mac#outside
    • 「等待他人」(思考自己是不是执行行动的最佳人选?)
    • 「将来/也许」(有待酝酿,在定期回顾时纠正方向)
    • 「参考资料」(使用 Diigo 代替而不是滴答清单)

行动

新的一天又开始了,首先映入眼帘(需要关注)的是「日程表」, macOS 端的滴答清单提供了周视图与月视图,iOS 端则提供了更好用的 3 日视图与周视图,进一步验证了不同情境下(#mac#phone)的关注视野应当不同。我们能够看到最近几天会有哪些已被安排的会议(关联 Google Calendar,公司会议一览无余)、以及以前安排好的「今天不做会死」的事情。

说到安排时间,其实这儿有一个精妙的「预计时」的概念,这是在我使用计时系统(Toggl)一段时间过后的一个深刻心得:即完美自律的人会知晓未来某时段自己在做什么,只要被计划的行动被具体实施,该时间段的记录就已然确定,也就是说「计时无用,无须计时」。在滴答清单的日历界面中,还有一个用户体验爆棚的功能,即可以将右侧清单中的任务直接拖拽到日历当中,iOS 端甚至可以直接通过拉伸从而控制时间段的长短。

再多提一嘴,我特意废弃了滴答清单所提供的「今天」清单,因为一旦有了「今天」这个概念,就反而会让人忽略「下一步行动」这个清单,误以为「今天」(隐喻着「今天的事情最紧急」)清单列表里的事情是今天最值得做的,一旦有了期限,就又有了压力。

而在执行阶段,个人信奉两个最佳实践:

  1. 选择最合适的行动(根据情境(即#标签、有多少时间、有多少精力、重要性)
  2. 专注当下(结合番茄工作法,并提前计划番茄个数 🍅*2

回顾

一个完善的系统,将形成一个良性循环:你建立的系统越完备,你就越信赖它;你越信赖它,你就越有坚持运行这个系统的内在动力,而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤。

于我而言,回顾是我认为在整个敏捷开发中最为有效的一项实践,任何行为做得不好并没有关系,只要在迭代结束时能有所回顾与反思,那必然就能够有所改善与提高。同理而言,GTD 中的回顾也是一种保证高效和放松能够持续进行的手段。

目前来说,我会在 @格志日记 中做每日回顾,其中的内容会包括:

  • 在 @滴答清单中已完成的任务(顺手回顾一下要做的事情,以便于清空收集箱与进行雷达扫描般的查漏补缺。)
  • 在 @好样 里面已完成的习惯(这会在后文中的奖励系统中详细解释其作用。)
  • 在 @Toggl 中所记录的有效项目(即 GitHub Issue 的进行时间)
  • 在 @挖财 中所记录的今日账单
  • 在 @有道词典 中所记忆的单词

而所谓周回顾,目前是使用了滴答清单还在 Beta 之中的「摘要」功能,能够根据时间段、清单列表直接生成相对应的内容,其中还可以包含每条任务的完成进度、完成时间与具体详情;与此同时来瞅一眼「将来/也许」清单中的事情吧,要知道那些可能才是自己真正想做却从未开始的事情,思考一下你的 5 楼视野:目标和原则。

集成敏捷学习

如果手头的事情需要一系列的行动才能实现它的目标或结果,你就可以将其视为一个项目并将它列入“项目”清单中。

作者将上述的几个阶段称之为横向管理工作流程,横向控制是把你涉及的所有行动都管理起来,保证毫无遗漏地加以执行。这就好像是一部进行不间断、全方位扫描的雷达,它的对象是一天里任何一件能够吸引你关注的事项。

那么既然有了横向就必然会有纵向,而纵向控制则是对每个具体主题或项目进行思考和协调,激发自己大脑的活力,对某个特定事务进行深入的思考和大胆的想象。结合之前所写的基于 GitHub 的敏捷学习方法之道与术一文中所提到的 GitHub Issue 来看,对 Issue 最好的一个定位即是 GTD 当中的「项目」这一 level,所以我将 ISSUE_TEMPLATE 改成了以下内容,堪称对「项目」进行分析的最佳套路:

而对于 GitHub 当中的 Issue 即项目们,就继续保持敏捷学习方法论中的那一套实践,这也就避免了鸡毛蒜皮的事情都会往 GitHub 上面放的问题。以项目为最小颗粒度的把握也刚好值得被 Toggl 计时与分析,我只需要保证实施该项目的过程中能够有所收获,并且只要我今天记录了时间,那么当天有价值的时间长短也就能够被衡量。如此以来,还可以避免「全天计时」的繁琐与疲乏,那些鸡毛蒜皮的 Basic Life 时间就随他去吧,只有完整(🍅)的时间专注在项目上才更凸显价值,一天永远只有 24 小时,只要 Toggl 中所记录的项目时间足够长,那自然是需要从 Basic Life 当中节省出来一部分才能达到的。

另外介绍一个小技巧,即使用 IFTTT 自动将 GitHub 中被 assigned 到自己身上的 Issue 同步到 iOS 的备忘录,从而滴答清单能够自动获取到目前正在进行的 Issue 内容,详见:Keep track of your assigned GitHub issues in iOS Reminders.

完美奖励机制

得益于 Steppy Pants 这样一款魔性的游戏,偶然间我发现其奖励机制设计得非常巧妙,让人玩得简直停不下来。大体上来说,这款游戏在短、中、长期各个阶段都有着不同的激励手段:

  1. 短期:每一步都有着即时的反馈,而且每 20 m 有着一个 checkpoint,坚持完成即可。
  2. 中期:最高记录与总金币,每每都想破一下自己的最高记录,但难度会随着时间变得越来越高。
  3. 长期:这时就将视野拉长,即无所谓你一次性走了多久,只要往前走就能够积累总里程,宛如人生的意味。

与此同时,在整个游戏中所获得的金币还可以拿来买衣服套装和复活(可视为道具),从而从侧面进一步巩固了坚持玩下去的动力,其关键在于辅助作用,即获得金币是为了更好得玩下去。

将其对应到我们的敏捷学习方法当中来,也可以设计同样有效的奖励机制:

  1. 短期:以每个 🍅 为短期目标,只要(严格地)坚持 25 mins 就能获得一个 checkpoint。
  2. 中期:最高记录可以设置为当日最高 🍅 数,诱惑自己能够不断突破自我,获得(积分^n)奖赏。
  3. 长期:在记录番茄的同时,Toggl 所记录的总时间就算是在实践「一万小时理论」,完美!

当然,我们也可以设计一套”功利“的奖惩方式,即在 @好样 里面所记录的习惯可以用于积分,比如累计满了 2888 积分过后,便可以给自己奖励一个 iPad mini,用于更方便得看书和阅读,以辅助自己能够更好地坚持下去;或者是玩游戏,需要耗费 100 积分来换取,这时往往就会特心疼而选择犹豫吧,或者事后扣分再后悔也已经来不及了。

总结

接触和使用滴答清单已经很长时间了,最终用于实践 GTD 方法论时个人认为比较有突破性的使用方法会有:

  • Siri -> 收集箱
  • 情境 -> Tags
  • 参考资料 -> Diigo
  • 项目 -> GitHub Issue

只有足够「项目」size 的任务才可以被纳入 GitHub Issues,从而使得 TickTick 能够完美地与之前的敏捷学习系统相结合,这是我最开心的地方,而且让我找到了 番茄工作法Toggl 计时 在整个流程中的位置,即 专注当下辅助回顾

最后给 GTD 实践相关的辅助工具集(未含 @滴答清单)来张合照吧,😁

参考资料

GTD Flow